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Die Zahlung der Gehälter birgt für international operierende Unternehmen eine Reihe von potenziellen Problemen. Zum einen ist ein verlässlicher Ablauf zwingend notwendig, um Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter hochzuhalten. Darüber hinaus muss die Überweisung rechtlichen und formalen Strukturen entsprechen – unabhängig vom Einsatzort.

Jede Firma hat die Möglichkeit, die Gehaltszahlungen selbst umsetzen, zum Beispiel durch das Vorhalten eines HR-Generalisten. Häufig fehlt in den entsprechenden Abteilungen jedoch das nötige Fachwissen, um die Abrechnung und Auszahlung für jede Region, in der Gehälter ausgezahlt werden, sachrichtig durchzuführen. Die Alternative ist, die Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister zu vergeben. Allerdings ist die Outsourcing-Variante ebenfalls mit zahlreichen Abwägungen und Überlegungen verbunden. Es gilt, die entstehenden Kosten auszubalancieren und die beste Option für das Unternehmen zu finden.

Knackpunkt Dienstleisterauswahl

Am Anfang steht die Entscheidung, ob einer oder mehrere Dienstleister mit der Umsetzung beauftragt werden. Meistens ist es kostenintensiver, alles von einem Anbieter abwickeln zu lassen, weil er das internationale Netzwerk vorhält. Dafür bringt die Variante, verschiedene Dienstleister zu nutzen, erhöhte Anforderungen an Kommunikation und Koordination mit sich.

Auch die Frage der technischen Umsetzung ist ein entscheidender Faktor: Ein externer Technologieanbieter bietet Vorteile bei der Koordination, dafür fehlt unter Umständen standortspezifisches Fachwissen. Lokale Anbieter dagegen punkten mit standortgebundener Expertise, arbeiten aber eventuell mit unterschiedlichen Technologien. Eine perfekte Option gibt es bei diesem Punkt nicht. Unternehmen müssen im Einzelfall entscheiden, welche Variante für sie Sinn macht.

Bei der Auswahl des richtigen Aufsatzes, ist die Unternehmenskultur ein entscheidender Faktor. Es ist ratsam, bei der Implementierung zu berücksichtigen, welche Lösung sich am effizientesten und mit den besten Erfolgsaussichten implementieren lässt.

Zielführende Beratung

Alles in allem gibt es eine Reihe von Gesichtspunkten, die zu berücksichtigen sind, um die passende Lösung herauszufiltern. Der Fokus sollte immer darauf liegen, die Kosten zu kontrollieren und die Organisationsstruktur zu beachten. HRGlobal bietet einen mehrstufigen Beratungsprozess, der Kunden bei der Entscheidung unterstützt und zu einem passenden Ergebnis führt.

Die Beratung beginnt mit einem Erstgespräch, in dem spezifische Bedürfnisse und Standortanforderungen abgestimmt werden. Für uns geht es in dieser Phase darum, gemeinsam mit dem Kunden eine erste Zielvorstellung zu formulieren.

Gesucht: Die individuell beste Lösung

Im zweiten Schritt analysieren wir die aktuelle Situation und erarbeiten passende Lösungsansätze. Dabei gibt es eine Vielzahl von Varianten in unterschiedlichen Preis- und Leistungssegmenten: eine vollautomatisierte Abwicklung, zum Beispiel durch ADP, Immedis und weconnect oder Angebote namhafter Branchengrößen wie KPMG, Deloitte, EY und PwC stellen in aller Regel das Top-Tier-Angebot dar. Allerdings sind diese Leistungen weder für jedes Unternehmen erschwinglich noch erforderlich. Darum beziehen wir Dienstleister anderer Segmente ein, deren Angebotsspektrum zu den Anforderungen des Unternehmens passt – von BDO, Rödl & Partner, WTS, ETL oder Ecovis bis zu kleinen Netzwerken, die ebenfalls internationale Präsenzen anbieten.

Unter Berücksichtigung der im ersten Beratungsgespräch herausgearbeiteten Parameter wird eine Auswahl getroffen. Kunden profitieren von unserem starken Netzwerk und zahlreichen persönlichen Kontakten. Auf diese Art und Weise garantieren wir eine schnelle Bearbeitung.

Im Fokus: Zeit, Kosten und Umsetzbarkeit

Zu diesem Zeitpunkt haben wir gemeinsam mit dem Kunden genaue Zielvorgaben formuliert: Was ist gewünscht? Und welche Möglichkeiten gibt es, diese Vorstellungen umzusetzen? Die eingegrenzte Erstauswahl wird den Unternehmensebenen präsentiert, auf denen die Entscheidung getroffen wird. Dabei bewerten wir die verschiedenen Varianten hinsichtlich der Kosten, der Umsetzbarkeit für Unternehmenskultur und -struktur und des zeitlichen Aufwands.

Dieses Feedback erlaubt dem Kunden, mit Dienstleistern in den Dialog zu treten, Feinheiten abzustimmen und finale Angebote einzuholen. Da bereits eine Abstimmung mit den Anforderungen des Kunden stattgefunden hat, liegen diese in angepasster und vergleichbarer Form vor. Wir legen großen Wert darauf, die Angebotslage transparent darzustellen. So erhält der Kunde die Möglichkeit, auf Basis unserer Beratung eine fundierte Entscheidung zu treffen. Vor dem endgültigen Beschluss bekommen zwei bis drei geeignete Finalisten die Möglichkeit, ihre Leistungen erneut darzustellen.

Sobald ein Dienstleister den Zuschlag durch die Geschäftsführung erhält, wird der Vertrag ausgehandelt und einer Umsetzung des Konzepts steht nichts mehr im Wege.

Wir geben Starthilfe

Die Implementierung des ausgewählten Systems wird von uns durch Workshops, Mitarbeiterschulungen, Dokumentation und kontinuierliche Kommunikation mit allen Beteiligten unterstützt. Bei einem Start-Up kann der gesamte Prozess in drei Monaten umgesetzt werden. Er beinhaltet die Erstberatung, Dienstleisterauswahl, Vertragsverhandlungen und Implementierung inklusive Go-live an allen Standorten.